¿Qué es el canal de denuncias?
El canal interno de denuncias es un medio de comunicación a través del cual la empresa recibe denuncias y las gestiona. Estas denuncias pueden ser miembros de la propia empresa o por personas vinculadas a ella. Los hechos denunciables son las posibles conductas irregulares o ilícitas de las que pueden haber sido testigos o hayan tenido conocimiento.
Este canal es un tercero independiente de confianza que está disponible para recibir denuncias confidenciales y, previa solicitud, anónimos. A partir de 1/8/2022, el personal de ARI-Armaturen y terceros pueden ponerse en contacto con este canal si desean proporcionar información sobre las posibles infracciones contra las leyes o contra las normas internas o sobre otras irregularidades que se puedan dar en la empresa. La opción de presentar informes a través de un tercero neutral tiene por objeto contribuir a disuadir daños y perjuicios a empleados, clientes, socios comerciales y ARI-Armaturen.
La posibilidad de proporcionar la información a través de una tercera parte neutral debería ayudar, en última instancia, a evitar perjuicios a empleados, clientes, socios comerciales y a ARI-Armaturen.
Procedimiento de información
El Asesor Legal Independiente comprueba la plausibilidad de todas las denuncias recibidas. Si se corrobora una denuncia, la transmite a ARI-Armaturen tras consultar con el denunciante y supervisa el proceso. A su vez, el Asesor Legal Independiente también preserva el anonimato frente a ARI-Armaturen, si así se desea. Además, se ofrece protección al denunciante en el sentido de que no se tolerará ningún acto de represalia contra su persona. A continuación, se procede a la investigación y valoración jurídica de los hechos y a la determinación de las medidas para remediar y prevenir infracciones. El denunciante será informado por el Asesor Legal Independiente, en la medida en que sea legalmente posible, a más tardar después de que el caso se archive. Asimismo, el denunciante puede ponerse en contacto con el Asesor Legal Independiente en cualquier momento para obtener información sobre el estado del caso.
Comentarios
El Asesor Legal Independiente representa una posibilidad adicional para realizar denuncias. Su tarea se entiende sin perjuicio de las demás normas sobre reclamaciones y denuncias.
El denunciante puede ponerse en contacto con el asesor de forma gratuita.
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Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Abogado externo |
Email: ombudsmann@thielvonherff.de
Plataforma de información:www.report-tvh.de |
NOTA: Las quejas de los clientes no están dentro del ámbito de responsabilidad del Asesor Legal Independiente. Para ello, por favor utilice el formulario de contacto.
PREGUNTAS FRECUENTES
1- ¿Cuál es el cometido del asesor legal independiente?
Se le pueden comunicar presuntas violaciones de leyes o de normas internas. El Asesor legal independiente acepta esa comunicación. Ofrece un espacio jurídicamente protegido y confidencial fuera de la empresa. Explica a la persona informante los derechos que le asisten y la forma de proceder. El Asesor legal independiente únicamente transmitirá la denuncia a su persona de contacto dentro la empresa con el consentimiento de la persona informante. El Asesor legal independiente puede ser incluido en el proceso como persona de confianza. Está a disposición del denunciante en todo momento como persona de contacto.
2 – ¿Quién puede acudir al asesor legal independiente?
Todos los empleados/as de la empresa, y personas que tengan o hayan tenido alguna relación laboral con la empresa.
3- ¿Qué información acepta el asesor legal independiente?
El Asesor legal independiente recibe advertencias sobre violaciones de la ley e infracciones internas. El objetivo principal es investigar y prevenir los delitos económicos, los delitos de balance y la malversación de activos. No obstante, también se pueden denunciar todas las violaciones del código de conducta interno, por ejemplo, la discriminación.
4- ¿Puedo estar seguro que el asesor independiente solo transmitirá la información que yo le permita?
Sí. La persona denunciante es únicamente quien decide qué información transmitir al Asesor legal independiente y qué información debe transmitir este a la empresa en un segundo paso. Solo en caso de abuso, es decir, de denuncias deliberadamente falsas, el Asesor legal independiente está autorizado a transmitir la información en contra de la voluntad de la persona denunciante. El Asesor legal independiente ofrecerá una aclaración al respecto en la primera toma de contacto.
5- ¿Me cuesta algo recurrir al asesor legal independiente?
No, el Asesor legal independiente puede ser utilizado por todos sin coste alguno.
6- ¿Puedo también ponerme en contacto de forma anónima con el Asesor legal independiente?
Sí, los denunciantes también pueden ponerse en contacto con el Asesor legal independiente de forma anónima. Esto ya es así cuando se contacta con el Asesor legal independiente por primera vez. Si se desea, el Asesor legal independiente mantendrá posteriormente el anonimato de la persona denunciante frente a la empresa.
7- ¿Qué pasa con mi denuncia?
El seguimiento de la denuncia se realizará en cumplimiento de la ley y las normas internas y teniendo en cuenta los intereses de todas las partes implicadas. Para ello, el Asesor legal independiente transmite la denuncia a su persona de contacto en la empresa tras una revisión previa de la misma.
8- ¿Puedo ponerme en contacto con el Asesor legal independiente en relación con el estado del caso?
El denunciante puede ponerse en contacto con el Asesor legal independiente para informarse sobre el estado del caso. A más tardar tras la conclusión del proceso, la persona denunciante será informada del resultado por el Asesor legal independiente en la medida en que la ley lo permita.
9- ¿Se convierte el Asesor legal independiente en «mi abogado» cuando me pongo en contacto con él?
No, el Asesor legal independiente no puede representar a denunciantes en procedimientos administrativos o judiciales. En consecuencia, el Asesor legal independiente no puede ni debe emprender acciones para hacer valer judicialmente derechos o pretensiones individuales del denunciante.
10- ¿Es realmente independiente el Asesor legal independiente?
Sí. El Asesor legal independiente actuará como un abogado independiente y autónomo y no está sujeto a ninguna instrucción de la empresa en cuanto al tratamiento sustantivo de los casos. El Asesor legal independiente decide, tras un examen diligente, si debe revelar a la empresa un asunto que le ha sido presentado y en qué medida debe hacerlo.
11- ¿Cómo tiene lugar las primera toma de contacto?
El primer contacto puede tener lugar mediante una llamada telefónica, por correo electrónico, por SMS, por correo postal o en una reunión personal.
12- ¿Puedo seguir poniéndome en contacto con las instancias anteriormente competentes de la empresa?
Sí. Dentro de ARI, los superiores, el comité de empresa y la dirección siguen estando disponibles como interlocutores.
13- ¿Estoy protegido como denunciante?
Sí. Los denunciantes están protegidos. No se tolerarán actos de represalia contra los denunciantes.
14- ¿Cómo se consigue prevenir que se abuse de la institución (denuncia anónima)?
A pesar del reiterado escepticismo, los casos de denuncia anónima cuando se nombra un Asesor legal independiente son muy raros. No obstante, el Asesor legal independiente advierte a los denunciantes al principio de la conversación de que no se tolerará un abuso del sistema de denuncia y de que el Asesor legal independiente está obligado a comunicar los datos personales del denunciante a la empresa en caso de abuso doloso, es decir, deliberado. En cualquier caso, los empleados pueden enfrentarse a consecuencias legales si abusan deliberadamente del sistema de denuncia.
15- ¿Cómo se preserva la protección y la seguridad de los datos?
El Asesor legal independiente garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales de conservación de datos y las disposiciones de la ley de protección de datos. Los datos personales recogidos se limitan a la identidad de la persona denunciante y la de las personas afectadas. El responsable de la protección de datos de la empresa comprueba periódicamente la conformidad del sistema de denuncia en materia de protección de datos.
16- ¿Seré despedido inmediatamente si me veo afectado por una denuncia?
No. Rige la presunción de inocencia. El seguimiento de todas las denuncias se realizará en cumplimiento de la ley y las normas internas y teniendo en cuenta los intereses de todas las partes implicadas. Solo cuando se haya completado el proceso se tomará una decisión sobre las posibles medidas.
17- ¿Qué ocurre si realizo una denuncia, pero al final esta resulta ser errónea?
Siempre que la denuncia se haya realizado de buena fe, es decir, que no haya sido deliberadamente errónea, la persona que la hizo no debe temer ninguna consecuencia.
18- ¿Debo acudir al Asesor legal independiente si sospecho que se ha infringido la ley?
No, el recurso al Asesor legal independiente es voluntario. Es un punto de contacto adicional.
19- ¿Puedo también visitar al Asesor legal independiente en persona?
Sí. Siempre es posible visitar al Asesor legal independiente en persona para mantener una conversación confidencial.
20- ¿Seré notificado cuando se haya tramitado mi denuncia?
Sí. A más tardar tras la conclusión del proceso, la persona denunciante será informada del resultado por el Asesor legal independiente en la medida en que la ley lo permita.
21- ¿Está obligado el Asesor legal independiente a revelar mi identidad si es interrogado como testigo en un proceso penal o civil?
No. Si el Asesor legal independiente fuera llamado a declarar como testigo en un procedimiento penal, civil o de otro tipo, solo revelará el nombre y la identidad del denunciante que busca asesoramiento si la empresa y la persona que le ofrece asesoramiento le han autorizado expresamente a hacerlo.
22- ¿Puedo ponerme en contacto con el Asesor legal independiente y no decidir hasta el final de la charla si los hechos y/o mis datos personales sean o no transmitidos a la empresa?
Sí. En un principio, se puede contactar con el Asesor legal independiente de forma totalmente confidencial. El Asesor legal independiente informa al denunciante de sus derechos al comienzo de la charla. Solo al final de la conversación, el denunciante decide si la información se debe transmitir a ARI-Armaturen y de qué forma.
Puede descargar el código de procedimiento para el sistema de denunciantes aquí.